DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1. WER IST XION UND FÜR WEN GILT DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG?

Xion ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz und Geschäftsräumen in Amsterdam, die im Handelsregister der Handelskammer unter der Nummer 34176717 eingetragen ist. Sie können uns per E-Mail über unsere Kontaktseiteerreichen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Kunden/Geschäftspartner von Xion;
• potenzielle Kunden/Geschäftspartner, die von Xion kontaktiert wurden oder die Xion kontaktiert hat;
• Besucher der Website von Xion;
• Personen, die Newsletter und E-Mails von Xion erhalten haben;
• alle anderen Personen, die mit Xion in Kontakt treten oder deren personenbezogene Daten von Xion verarbeitet werden (mit Ausnahme der Mitarbeiter von Xion).

2. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN VON XION ERFASST UND VERARBEITET?

Auf unserer Website (www.xionpg.com) können Sie sich über unser Dienstleistungs- und Produktangebot informieren und eine passende Dienstleistung bzw. ein passendes Produkt auswählen. Selbstverständlich können Sie sich auch zu einem späteren Zeitpunkt für eine Dienstleistung entscheiden, beispielsweise per E-Mail oder in unserem Büro. Wenn Sie eine unserer Dienstleistungen oder eines unserer Produkte beantragen, bitten wir Sie um die Angabe folgender (personenbezogener) Daten:

Ihre Angaben:

• Name und Anschrift;
• Geschlecht;
• Telefonnummer;
• E-Mail-Adresse;

Angaben zu Ihrem Unternehmen:

• Rechtsform;
• Firmenname;
• CoC-Nummer;
• Steueridentifikationsnummer (TIN);
• Rechnungsadresse;
• Postleitzahl und Ort;
• E-Mail-Adresse;
• Falls zutreffend: UBO-Erklärung („Ultimate Beneficial Owner“ oder „endgültiger wirtschaftlich Berechtigter“);
• IBAN und Verwendungszweck.

Wenn Sie uns E-Mails oder andere Nachrichten senden, beispielsweise über ein Formular auf unserer Website, speichern wir diese Nachrichten. Manchmal bitten wir Sie um personenbezogene Daten, die in einer bestimmten Situation relevant sind. Dies ermöglicht es uns, Ihre Fragen zu bearbeiten und Ihre Anfragen zu beantworten. Die Daten werden auf unserem eigenen gesicherten Server sowie auf einem Server eines Dritten (dem Vertragspartner, mit dem der Arbeitsvertrag geschlossen wurde) gespeichert.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, personenbezogene Daten, die während Ihres Besuchs auf unserer Website und beim Lesen von Nachrichtenartikeln generiert wurden, sowie personenbezogene Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten haben.

Von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten:

• Kontaktdaten und sonstige personenbezogene Daten, die zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind;
• Kontaktdaten und sonstige personenbezogene Daten, die in Kontaktformularen oder anderen Webformularen oder per E-Mail eingegeben werden;
• Kontaktdaten, die im Rahmen von Erstberatungen, Veranstaltungen, Kursen, Seminaren usw. angegeben werden, wie beispielsweise Angaben auf Visitenkarten.

Personenbezogene Daten, die über unsere Website, elektronische Nachrichten, E-Mails oder damit verbundene Technologien bereitgestellt oder generiert werden:

• IP-Adresse;
• Ihr Surfverhalten auf der Website, wie beispielsweise Informationen zum ersten Besuch, zum nächsten Besuch und zum aktuellen Besuch, zu den aufgerufenen Seiten und zur Art und Weise, wie Sie durch die Website navigiert sind, sowie dazu, ob Sie eine Nachricht oder eine E-Mail öffnen und auf welche Teile davon Sie klicken.

Personenbezogene Daten aus anderen Quellen:

• personenbezogene Daten, die auf öffentlichen Social-Media-Plattformen von Unternehmen wie Facebook und LinkedIn verfügbar sind;
• personenbezogene Daten aus dem Handelsregister der Handelskammer und aus dem Kataster;
• auf Unternehmenswebsites verfügbare personenbezogene Daten.

Unsere Website enthält Hyperlinks zu Websites Dritter sowie Schaltflächen für soziale Medien. Wir übernehmen keine Verantwortung für die Inhalte dieser Websites oder die Dienste der betreffenden Social-Media-Plattformen. Ebenso wenig sind wir für die Datenschutzrichtlinien und die Verwendung von Cookies auf diesen Websites und Social-Media-Plattformen verantwortlich.

Automatisch generierte Informationen:

Damit die Website optimal funktioniert, werden automatisch generierte Informationen über Ihre Nutzung der Website erfasst und verarbeitet. Die Optimierung des Dienstes umfasst unter anderem technische Anpassungen, beispielsweise um Seiten korrekt anzuzeigen und die Sicherheit der Website zu gewährleisten. Zu den erfassten Informationen gehören der Gerätetyp (z. B. Computer, Mobiltelefon, Tablet), den Sie nutzen, Ihre IP-Adresse (die Nummer Ihres Geräts, anhand derer Ihr Gerät erkannt werden kann), der Browsertyp, das von Ihnen verwendete Betriebssystem, die Seiten, die Sie auf der Website besuchen, sowie die Inhalte, die Sie sich ansehen.

Botschafter für den Datenschutz/Xioneers:

Auf der Website von Xion wurde eine Seite eingerichtet, auf der Botschafter – sowohl Unternehmen als auch natürliche Personen –, die Xion-Produkte nutzen, sogenannte „Xioneers“, vorgestellt werden. Zu diesen Personen werden persönliche Angaben wie Name, Foto, Beruf und beruflicher Werdegang genannt. Alle diese Daten wurden Xion freiwillig zur Verfügung gestellt und mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Personen auf der Website veröffentlicht, um für die Produkte von Xion zu werben.

3. ZU WELCHEN ZWECKEN UND AUF DER GRUNDLAGE WELCHER RECHTSGRUNDLAGEN WERDEN DIE ERFASSTEN DATEN VERWENDET?

Ihre Daten werden für die folgenden Zwecke und auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen verwendet:

• Die Nutzung ist erforderlich, um einen Vertrag zu erfüllen, bei dem Sie eine der Vertragsparteien sind;
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen;
• Die Verarbeitung der Daten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von Xion erforderlich. Um Ihnen Informationen über unsere eigenen Produkte und Dienstleistungen zuzusenden (Marketingzwecke); um auf Ihre Fragen und/oder Beschwerden zu reagieren sowie um die Website zu sichern, anzupassen und zu verbessern;
• Sie haben Ihre Einwilligung zur Nutzung oder Verarbeitung der Daten erteilt. Dies ist erforderlich, um einer gesetzlichen Verpflichtung von Xion nachzukommen, beispielsweise: die Weitergabe von Informationen über Sie an Dritte, sofern Sie hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies aufgrund von Gesetzen und/oder Vorschriften erforderlich ist. Wir möchten Sie über die Entwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen auf dem Laufenden halten. Wenn es beispielsweise zu einer Erweiterung der Möglichkeiten hinsichtlich der Dienstleistungen und/oder Produkte kommt, können wir Sie darüber informieren. Außerdem können wir Sie über Neuigkeiten auf dem Laufenden halten. Wenn Sie keine E-Mails mehr von Xion erhalten möchten, können Sie dies per E-Mail an info@xionpg.com mitteilen. Sie können sich auch jederzeit über einen Abmeldelink von den von uns versendeten E-Mails abmelden;
• Nutzung durch Dritte. Wenn Sie uns im Zusammenhang mit unseren Diensten personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, werden diese personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist in der Datenschutzerklärung ausdrücklich vorgesehen. Wir können Ihre Daten an Dritte weitergeben, sofern Sie dies in Bezug auf einen bestimmten Dritten ausdrücklich genehmigt haben und dies im Rahmen Ihrer Nutzung unserer Dienste/Produkte erforderlich ist und/oder sofern diese Daten nicht persönlich auf Sie zurückgeführt werden können (wie z. B. automatisch generierte Daten). Auf diese Weise können wir auf Dritte zurückgreifen und Arbeiten auslagern. Diese Dritten verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Anfrage und im Interesse (der Ziele) von Xion. In einigen Einzelfällen können die Daten intern weitergegeben werden, wenn dies positive Auswirkungen auf den Kundenservice hat. Die Mitarbeiter von Xion sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren;
• Schließlich können wir Ihre Daten an Dritte weitergeben, wenn Xion aufgrund gesetzlicher Vorschriften und/oder Bestimmungen dazu verpflichtet ist.

Hyperlinks von Dritten:

Die Website kann Hyperlinks enthalten, die Sie aus der Umgebung von Xion herausführen und auf die Website eines Dritten weiterleiten. Xion hat keinen Einfluss auf die Dienste und/oder Websites Dritter, auf die verlinkt wird. Möglicherweise gelten für diese Dienste und/oder Websites Dritter andere Datenschutzerklärungen. Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die von Xion verarbeiteten (personenbezogenen) Daten. Xion übernimmt keinerlei Verantwortung oder Haftung für (die Verarbeitung und/oder die Inhalte von) Diensten und/oder Websites Dritter.

4. WIE LANGE SPEICHERT XION PERSONENBEZOGENE DATEN?

Ihre personenbezogenen Daten werden sorgfältig gespeichert und nicht länger aufbewahrt, als es für den Zweck, für den sie bereitgestellt wurden, erforderlich ist. Sofern Xion nicht gesetzlich verpflichtet ist, Ihre Daten länger zu speichern, hält sich Xion an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

5. WO WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN GESPEICHERT?

Ihre Daten werden auf eigenen, gesicherten (NAS-)Servern sowie auf gesicherten Servern von Drittanbietern wie Exact Online und WooCommerce gespeichert.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können wir von Dienstleistern („Auftragsverarbeiter“) unterstützt werden, die personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere Anweisung hin verarbeiten. Mit diesen Auftragsverarbeitern schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ab, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. So arbeiten wir beispielsweise mit Anbietern zusammen, die Software und/oder Hosting-Dienste bereitstellen. Darüber hinaus gibt es IT-Dienstleister, die uns dabei unterstützen, die Sicherheit und Stabilität unserer Systeme zu gewährleisten. Dies sind Beispiele für Stellen, die als Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bezeichnet werden können.

6. WIE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN GESCHÜTZT?

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder jeglicher Form der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen. Unsere Website verfügt über ausreichende Sicherheitsvorkehrungen (wie z. B. HTTPS) und wir nutzen professionelle Systeme wie Exact Online und WooCommerce, wobei die persönlichen Passwörter regelmäßig geändert werden. Gegebenenfalls werden Papierunterlagen in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt, der nur von dem dafür zuständigen Mitarbeiter geöffnet werden kann. Für weitere Informationen darüber, wie unsere Sicherheitsmaßnahmen konkret ausgestaltet sind, können Sie sich unter info@xionpg.com an uns wenden.

7. COOKIES

Über diese Website (www.xionpg.com) kann Xion Cookies einsetzen. Dabei werden Informationen in Form einer Textdatei auf der Festplatte Ihres Geräts gespeichert. Cookies werden verwendet, um die Website so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten oder um Informationen über die Qualität und Wirksamkeit der Website zu erhalten.

Xion nutzt Google Analytics zur Verarbeitung von Cookies. Zu diesem Zweck hat Xion eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Google geschlossen, und die Daten werden anonym verarbeitet. Darüber hinaus ist die „Weitergabe von Informationen“ deaktiviert, und außer den Google-Analytics-Cookies werden keine weiteren Google-Dienste genutzt.

8. EINSICHTNAHME, BERICHTIGUNG UND ÜBERTRAGBARKEIT IHRER DATEN

Wenn Sie die bei uns über Sie gespeicherten Daten einsehen möchten, können Sie einen Antrag auf Auskunft stellen. Dieser Antrag kann an info@xionpg.com gesendet werden. Xion wird Ihren Antrag auf Auskunft innerhalb von vier (4) Wochen beantworten. Wenn Sie Änderungen an den Daten vornehmen möchten, die Sie im Rahmen Ihres Auskunftsersuchens eingesehen haben, können Sie dies über die oben genannte E-Mail-Adresse beantragen. Sie können Xion bitten, Ihre Daten zu ändern, zu berichtigen, zu ergänzen, zu löschen oder zu sperren. Xion wird auf Ihren Antrag innerhalb von vier (4) Wochen antworten. Sollte Xion Ihren Antrag ablehnen, wird das Unternehmen Ihnen die Gründe für die Ablehnung des Antrags auf Änderung der Daten darlegen.

Sie haben außerdem das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem gängigen, strukturierten und lesbaren Format zu erhalten und in diesem Format übertragen zu lassen. Diese Anfrage können Sie an folgende Adresse richten: info@xionpg.comgerichtet werden.

9. KANN DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG GEÄNDERT WERDEN?

Diese Datenschutzerklärung kann geändert werden. Die Entwicklungen schreiten schnell voran, weshalb sich auch die von uns angeforderten personenbezogenen Daten sowie die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, ändern können. Die Änderungen werden auf unserer Website unter Angabe des Datums der letzten Änderungen bekannt gegeben. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen.

10. WAS TUN, WENN SIE EINE BESCHWERDE HABEN?

Wenn Sie eine Beschwerde bezüglich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich an uns wenden. Wir werden uns bemühen, eine gemeinsame Lösung zu finden. Sollten wir gemeinsam keine Einigung erzielen können, können Sie Ihre Beschwerde vor einem nationalen Gericht oder bei der Datenschutzbehörde einreichen.

11. FRAGEN UND FEEDBACK

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie uns über info@xionpg.com oder per Brief an die XION PG GmbH, Brammersoll 2, 24235 Stein.